幹事として歓迎会を初めて任されるあなたへ

歓迎会 幹事
歓迎会の幹事は何だか慌ただしいイメージがありますよね。
幹事はどんなことをするのか?
特に幹事を初めて任される方に役立つ情報をお届けします。

歓迎会の幹事がまず行うべきこととは

幹事が一番最初に実施すべきことは予約です。
当然といえば当然ですね・・・

歓迎会の予約をする方への注意点5つ
この5つをおさえるだけで、
スムーズな歓迎会に繋がりますよ!

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1.人数の正確な把握

部署の人数、異動で来られる人数、新入社員の人数、
ゲスト(社長や役員等)の人数全てを含めて計算することです。

正確な人数を把握することで、
理想的な歓迎会の開催につながっていきますからね。

2.お店は早めにおさえておく

歓迎会の時期は重なる事が多いです。

特に年度始めの4月や、四半期ごとの7月、10月、1月など、
区切りとして多くの人が使われている季節は重なります。

そのため大まかな人数が把握出来れば、
出来るだけ早くお店をおさえてしまいましょう。
一ヵ月以上前に予約しておくのがベスト。

特に参加人数が多い(30名以上等)場合、
会場が限られますので特に注意が必要です。

3.お店の選び方

お店の選択ですが、こうした幹事の仕事は若手が任される事が多いです。

実際今ご覧になっているあなたが入社5年未満の若手の方であれば、
お店の選び方にも注意すべき点があります。

それは暗黙の社内ルールの存在の可能性です。

役員や部長の好き嫌いで選択してはいけないお店がある、
といった会社独自のルールが存在する事があります。

一生懸命ネットでお店を見つけ、
それを知らずに予約してしまうと、
結果もう一度お店を探さないといけない、
時期にも余裕がなくなり取り辛い等問題が出る事も。

これを回避するのは簡単です。
先輩にお店の選び方で気を付ける事を事前に聞いておく。
これをやるだけで変わってきます。

4.出席者の名簿を作る

もう一つの注意点として挙げられるのが、
キャンセルが発生したときのキャンセル料についてです。

歓迎会の予約を取った方は、
出席者の名簿を作ることが肝心です。

歓迎会で誰が出席したのか、
もしくは欠席したのかを確認できなければ、
歓迎会のトラブルの元になりかねません。

5.二次会のお店も予め検討しておく

歓迎会の後二次会に突入する事も多いでしょう。

この際も幹事が次のお店の手配や誘導を行います。

歓迎会が終わってから、
慌てて二次会のお店を探す、
といった行動は皆を待たせてしまいますし、
何よりあなたの評価がダダ落ちします。

そのため二次会についても、
おおよそお店のあたりをつけておきましょう。
可能であれば事前におおよその人数で予約を入れておきます。

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幹事には常に高い行動力が要求される!?

幹事は歓迎会の責任者として
迅速な行動力が要求されるため、
30分ないし1時間前には歓迎会の会場に到着していなければなりません。

それは、歓迎会の会場チェックや、
上司の座る席のセッティングなどがあるからです。

幹事は、常に一歩先の行動をして、
歓迎会の流れをスムーズにし、
参加する方が気持ちよく過ごせるようにします。

歓迎会を成功に収められるかは、
幹事の行動力に掛かっていると言っても過言ではありません。

因みに幹事は、お店の方との打合せもする必要があります。

例えば歓迎会の中で出し物をする、
役員・部長からの挨拶や新入社員の挨拶等、
歓迎会の中で行うイベントがあれば、
それに応じてお店と出し物用の衣装・小道具の持ち込み、
BGMをこの時間止めてもらうといった段取りの打ち合わせです。

こうしたしっかりした段取りがあってこそ、
歓迎会が滞りなく、
参加した方の満足度も高くなります。

ひいては幹事であったあなたの評価も高くなるでしょう。
参考に出来る部分があればご参考になさって下さい!

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