メールで歓迎会の案内をする時に気を付けたい事

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今の時代は、IT技術の発展により、
メールだけではなく、TwitterやFacebookなどSNSやLINEなど、
様々な方法でコミュニケーションや
やり取りが頻繁に行われるようになりましたよね。

とはいえビジネスシーン、
とりわけ会社に属している場合、
メールでのやり取りが中心になっていると思います。

メールは仕事上のやり取り全般で使われており、
歓迎会の案内にも使用される程に、
私達に身近な情報伝達手段だと言えるでしょう。

今回は会社員のメールによる歓迎会の案内の仕方について説明していきます。

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歓迎会の案内にはメールを使用することの勧めと留意点

そもそも何故メールで歓迎会の案内をする方が効率が良いのか?
とお感じになった方が少なくないでしょう。

同じ文章を送信する場合、
メールならば一度に多くの人に送信できるのが一つの理由として挙げられます。
出欠に関する返信も簡単ですし、
誰に送ったか明確に残る事も大きなメリットでしょう。

会社の伝統として歓迎会の案内に紙媒体を用いる等、
特別な事情がない限り、
基本的にはメールでの歓迎会の案内になるはずです。

留意点としては文章を作成して即送信をしない事です。

必ず文章を見直して文章の表現に失礼が無いか、
情報として漏れている事が無いか、
宛先として入れている方々に抜け漏れが無いか、
読む人にとって見やすい・読みやすい内容か等、
しっかりと見直し・校正をした上で送信します。

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メールに機種依存文字を使用してはいけない

メールで歓迎会の案内をする際の注意点ですが、
メールの送信者は、機種依存文字の使用を控えて下さい。
機種依存文字によっては文字化けを起こしてしまうからです。

メールの送信者は文字化けのあるメールを
読んだ方が不快な思いをしてしまうのを避ける配慮が求められます。

表現が多様な文章にしたいがために、
顔文字がある機種依存文字を使用したがる方が少なくないでしょう。
しかし、機種依存文字の使用を控えることも、
社会人としてのルールだということをご理解していただきたいです。

また顔文字等をビジネスにおけるメールで使用する事もマナー違反です。

ちなみに機種依存文字が使われていないかどうか、
チェックできるサイトがあります。

http://www.submit.ne.jp/tools/check

こちらで文章を入れてチェックしておきましょう。

定期的なウィルスチェックはメールを受け取る方への礼儀

メールは大変便利なものですが、
自分のパソコンにウィルスが感染していることに気付かずに
メールを送信してしまうと、
相手のパソコンにもウィルスが感染してしまいます。

メールで歓迎会の案内をする前に、
ウィルス対策を万全にすることが重要です。

情報が溢れている時代であるため、
パソコンの所有者ならば
誰しもウィルスに感染してしまってもおかしくありません。
定期的なウィルスチェックをすることで、
パソコンがウィルスに感染する事から免れるため、
結果としてメールを受け取る方への配慮につながるわけです。

今では無料のウィルスチェックソフトがありますが、
ノートンアンチウィルス、ウィルスバスター等、
しっかりとしたウィルス対策ソフトを使いましょう。

あるいは会社で支給されているパソコンあれば、
既にしっかりとしたウィルス対策ソフトが導入されていると思いますが、
念のためIT関連部署の方に確認をしておきましょう。

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